Digitaler und mobiler Urlaubsantrag per Webportal und App mit konfigurierbaren Genehmigungsworkflows für Innen- und Außendienst

ENGINE4-News 07/2020

Viele ENGINE4 Kunden nutzen bereits heute die in ENGINE4.SERVICE integrierte Abwesenheitsverwaltung. Diese einfache Version der Abwesenheitsverwaltung wurde in den vergangenen Wochen um vollwertige – per Customizing steuerbare – Genehmigungsworkflows für beantragte Abwesenheiten erweitert.

Passend zur anstehenden Urlaubszeit, stellen wir Ihnen heute die erweiterte Abwesenheitsplanung mit neuen Genehmigungsworkflows für Urlaubsanträge und sonstige Abwesenheiten vor.

Digitaler Urlaubsantrag aus dem ENGINE4 Webportal heraus für Ihre Mitarbeiter im Innendienst

Ihre Mitarbeiter im Innendienst erfassen einfach Ihren digitalen Urlaubsantrag im ENGINE4 Webportal. Dazu tragen Sie alle nötigen Informationen in ihrer gewohnten ENGINE4 Browseroberfläche ein.

Nach Erfassung wird der neue Urlaubsantrag automatisch auf den Status „angefordert“ gesetzt und steht dem Vorgesetzten und/oder der Personalabteilung zur digitalen Genehmigung bereit. Mehr zum systemgestützten Genehmigungsworkflow finden Sie im weiteren Verlauf dieses Artikels.

Digitaler Urlaubsantrag im ENGINE4 Webportal für Ihre Mitarbeiter an Laptop oder PC
Digitaler Urlaubsantrag im ENGINE4 Webportal für Ihre Mitarbeiter an Laptop oder PC

 

Mobiler Urlaubsantrag per ENGINE4 App für Ihre Mitarbeiter im Außendienst

In ENGINE4 lassen sich Urlaubsanträge aber nicht nur per browserbasiertem Webportal im Innendienst erfassen, sondern auch direkt in der mobilen ENGINE4 App für Android und iOS. Somit können auch Ihre mobilen Mitarbeiter im Außendienst jederzeit von unterwegs ihren gewünschten Urlaub digital beantragen.

Diese mobilen Urlaubsanträge werden anschließend automatisch in das ENGINE4 Webportal übertragen und können dort durch die jeweils zuständigen Mitarbeiter genehmigt oder abgelehnt werden.

Digitaler Urlaubsantrag per mobiler App auf Smartphone oder Tablet (iOS / Android) für Ihre mobilen Mitarbeiter im Außendienst
Digitaler Urlaubsantrag per mobiler App auf Smartphone oder Tablet (iOS / Android) für Ihre mobilen Mitarbeiter im Außendienst

Übersicht Abwesenheiten in mobiler App auf Smartphone oder Tablet (iOS / Android)
Übersicht Abwesenheiten in mobiler App auf Smartphone oder Tablet (iOS / Android)

Automatische Genehmigungsworkflows für Ihre Abwesenheiten in ENGINE4

Alle Ihre Urlaubsanträge – unabhängig davon, ob im Innen- oder Außendienst beantragt – werden einheitlich abgewickelt und stehen gesammelt an zentraler Stelle in Ihrer Abwesenheitsverwaltung im ENGINE4 Webportal zur Genehmigung und Weiterverarbeitung bereit.

Jede neu beantragte Abwesenheit wird nach Erfassung auf den Status „angefordert“ gesetzt und erscheint automatisch in Ihrer Listenansicht der zu genehmigenden Abwesenheiten im ENGINE4 Webportal.

Automatische Bereitstellung und Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe Ihrer mobilen Urlaubsanträge im ENGINE4 Webportal
Automatische Bereitstellung und Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe Ihrer mobilen Urlaubsanträge im ENGINE4 Webportal

 

Die für die Genehmigung zuständigen Mitarbeiter (z. B. Vorgesetzter oder Personalabteilung) werden im Hintergrund automatisch über neue Anfragen informiert. Die zuständigen Genehmiger können nun direkt per Link aus ihrer Benachrichtigung in die ursprüngliche Anfrage abspringen und diese anhand des ENGINE4 Abwesenheitsplans mit den geplanten Abwesenheiten der anderen Mitarbeitern abgleichen.

Optimale Übersicht über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter mit dem Abwesenheitskalender in ENGINE4
Optimale Übersicht über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter mit dem Abwesenheitskalender in ENGINE4

 

Anschließend kann die Anfrage einfach per Knopfklick im ENGINE4 Webportal angenommen oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter, welcher die Abwesenheit ursprünglich beantragt hatte, wird anschließend automatisch über die Entscheidung seines Vorgesetzten informiert.

Einfache Prüfung und Genehmigung Ihrer digitalen Urlaubsanträge im ENGINE4 Webportal
Einfache Prüfung und Genehmigung Ihrer digitalen Urlaubsanträge im ENGINE4 Webportal

 

Selbstverständlich lassen sich auch nachträgliche Änderungswünsche oder Stornierungen von bestehenden Anfragen vollständig digital abwickeln. Für eine lückenlose Dokumentation können Sie auch Bearbeitungskommentare und Hinweise direkt zu jeder Anfrage hinterlegen. Alle Aktivitäten im System lassen sich zu Nachweiszwecken automatisch im Hintergrund protokollieren.

Jederzeit nachvollziehbare Änderungen, Stornierungen und Bearbeitungskommentare zu Ihren Urlaubsanträgen oder sonstigen Abwesenheiten durch automatische Protokollierung im Hintergrund
Jederzeit nachvollziehbare Änderungen, Stornierungen und Bearbeitungskommentare zu Ihren Urlaubsanträgen oder sonstigen Abwesenheiten durch automatische Protokollierung im Hintergrund

 

Beliebige Abwesenheiten einfach mit ENGINE4 verwalten

Selbstverständlich lassen sich mit ENGINE4 nicht nur Urlaube 100% digital planen. Die beschriebene Funktionsweise steht Ihnen für beliebige Abwesenheiten zur Verfügung.

Alle für Sie relevanten Abwesenheitsarten wie Urlaub, Gleitzeit, Krankheit, Notdienst, u.v.m. können Sie selbst in der Konfigurationsoberfläche Ihrer ENGINE4 Lösung anlegen und verwalten. Dabei kann für jede Ihrer Abwesenheitsarten der zu verwendende Genehmigungsprozess separat gesteuert werden.

Beliebige Abwesenheiten in ENGINE4 digital und mobil beantragen und verwalten. Separate Freigabeprozesse pro Abwesenheitsart per Customizing steuerbar.
Beliebige Abwesenheiten in ENGINE4 digital und mobil beantragen und verwalten. Separate Freigabeprozesse pro Abwesenheitsart per Customizing steuerbar.

 

Nahtlose Integration in Ihre ENGINE4 Einsatzplanung und Zeiterfassung

Die erweiterte Abwesenheitsverwaltung integriert sich nahtlos in Ihre ENGINE4 Einsatzplanung. Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt wurde, wird dieser auch automatisch in Ihrer interaktiven Plantafel angezeigt und ggfs. bei der systemgestützten oder automatischen Einsatzplanung in ENGINE4 berücksichtigt. Hier finden Sie ausführliche Informationen zur Einsatzplanung mit unserer Field Service Management Lösung ENGINE4.SERVICE.

Wenn Sie ENGINE4 auch für Ihre mobile Zeiterfassung im Außendienst oder als stationäre Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung im Innendienst nutzen, fließen die genehmigten Abwesenheiten auch automatisch in die Berechnung Ihrer Stundenkonten und/oder Urlaubskonten für Ihre Mitarbeiter ein. Mehr erfahren über die stationäre und mobile Zeiterfassung mit ENGINE4.SERVICE oder ENGINE4.TIMES.

Wenn Sie Fragen zu den vorgestellten Funktionen haben oder diese neuen Möglichkeiten auch für Ihre ENGINE4 Lösung nutzen möchten, kommen Sie bitte einfach direkt auf uns zu. Wir beraten Sie gerne anhand Ihres konkreten Anwendungsfalls.

Der Funktionsumfang von ENGINE4 wird kontinuierlich für Sie erweitert. Schauen Sie regelmäßig in unseren Blog! Dann bleiben Sie immer auf dem Laufenden.

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